Što je to virtualni asistent?

Ako vas je ikada zanimala povijest interneta onda ste vjerojatno naišli na grafike koje 1969. godinu uzimaju kao početnu točku od koje je krenuo razvoj interneta. Hoćete li odmah iz glave izračunati koliko je to godina do danas, ili ruka ipak bježi prema mobitelu i kalkulatoru? Izračunati 2019 minus 1969 nije teško, još ta devetka lijepo stoji na kraju oba broja – pa ipak većini ruka bježi na mobitel i kalkulator. 50 godina je točan odgovor. Lijepa, ozbiljna brojka, dostojna pozlate kad se radi o braku, no ako namjeravate bazirati svoj posao na internetu (a niste programer), onda još uvijek možete očekivati pokoje odmahivanje rukom i svrstavanje u ladicu na kojoj piše ‘oni koji bi primali plaću, a samo bi dangubili na internetu’. U Hrvatskoj je virtualni asistent nerijetko percipiran kao 2.0 verzija domaćeg turističkog radnika koji se i dalje nada gostu koji će Eure poslati poštom, samo što virtualni asistent prima uplate Internet bankarstvom. Da se ne lažemo, ne bi ni mi odbili takvu uplatu, samo mislimo da je nije realno očekivati.

Virtualni asistent radi isto što i administrativno poslovni asistent koji je zaposlen u uredu, osnovna razlika je u mjestu rada, tj. u tome da virtualni sjedi doma, a ne u uredu. Možda je nekome draži naziv tajnica, no opravdano ili ne, taj naziv se često veže uz sliku ženske osobe u pripijenom crno-bijelom poslovnom kompletiću koja nasmijanog lica, u sjajnim, crnim salonkama direktoru donosi kavicu na pladnju. Stereotip koji, iako zastario, i dalje čući negdje u primozgu mnogih i veselo iskače na spomen tajnice, pa samo što ne pita ‘s mlijekom ili bez?’. Ako se na administrativne asistente gleda kao na osobne konobare onda je jasno da pojam virtualnog asistenta može zbuniti čovjeka, jer i dječja čajanka s praznim šalicama barem ima šalice, a ovdje nit kave, nit šalica – sve virtualno.

Čajanku na stranu, kad jesam radila klasičan uredski posao i bila tajnica, nisam se uklapala u stereotip. U mene nit pripijenog kompletića, nit salonki, a ni s kavom se nisam pretjerano proslavila. Kao tajnica, ili osobni asistent direktora, radila sam svašta – izrađivala i uređivala prezentacije i dokumente, organizirala sastanke, putovanja, evente, radila izvještaje, čitala i filtrirala životopise, odgovarala na ponude, pregovarala s dobavljačima, istraživala tržište, kreirala nove procedure, odrađivala pripremu za knjigovodstvo, vršila plaćanja, testirala aplikacije, ispravljala Excel formule, koordinirala timove, odobravala kreativna rješenja, tražila izmjene, automatizirala procese, ukidala papirologiju, postavljala pitanja i davala odgovore. Ukratko – kupovala (prodavala?) sam vrijeme direktorima, voditeljima, i umjesto njih odrađivala dio koji sami nisu stizali.

Danas radim isto to – od kuće.

Postoje ljudi kojima je potreban asistent na puno radno vrijeme svaki dan, a postoje i oni kojima pomoć treba u manjem obimu i tu uskačem ja – virtualni asistent. Na sat, dva, tri dnevno, ili po potrebi, po projektu. Radim na vlastitom računalu, komunikacija ide mailom, ili preko Skype-a, Zoom-a, Trello-a, Wrike-a, Slack-a, Google docs-a, Google sheets-a, Dropboxa… shvatili ste – komunikacija ide preko Interneta, i zato pridjev ‘virtualni’.
Postoji više razloga zbog kojih meni osobno virtualni način više odgovara, a svi se svode na minimiziranje gubitka vremena. Ne putujem svaki dan na posao ni s posla, nego to vrijeme šetam psa. Kada radim, onda zaista radim, a kada posla nema (rijetko, vrlo rijetko), odmaram bez grižnje savjesti. Ne manje važno – klijente biram bez teritorijalnog ograničenja. Na njemačkom jeziku izrađujem priručnike za djelatnike Customer Service odjela za njemačkog klijenta, na engleskom jeziku surađujem s klijentom iz Švedske, na hrvatskom pripremam projektnu dokumentaciju za partnera iz Splita. Ta raznolikost i neograničenost meni paše, jer mi daje uvid u neke druge svjetove, stalno se uči nešto novo i nije dosadno.

A koje su prednosti virtualnog asistenta za klijente?

  1. ne morate ga zaposliti, nema potrebe za sklapanjem ugovora, ne brinete o doprinosima
  2. plaćate samo ono vrijeme koje zaista radi za vas, ne plaćate grijanje stolice, ni vrijeme kada nije u uredu, ne brinete o godišnjem odmoru ili bolovanju jer s tim nemate nikakve veze
  3. ne brinete o opremi koju koristi, jer koristi svoju, nema troška za novi laptop, stolicu, stol i drugu opremu
  4. ako niste zadovoljni, u svakom trenutku možete prekinuti suradnju bez bojazni od radnog spora
  5. uopće ne morate biti poslodavac, jer virtualnog asistenta možete angažirati i kao fizička osoba (npr. za organizaciju putovanja ili pronalazak najboljeg termina za magnetnu rezonancu)
  6. rizik uvođenja nove osobe u tim je minimalan (manje šanse da se neće uklopiti u sredinu, da će izazvati svađu, sporove)
  7. pijete najbolju kavu, onu koju sami složite po vlastitom guštu

Mana, naravno, isto ima. Ako vam treba asistent koji je fizički prisutan u uredu, ili da umjesto vas obilazi šaltere, to s virtualnom asistentom najvjerojatnije neće ići. Ostale mane odnose se na činjenicu da iako virtualni, i virtualni asistenti su ljudi. Sama činjenica da je netko virtualni asistent ne garantira da će posao napraviti dobro, niti da će ga napraviti bolje od asistenta kojeg imate u uredu, no to je tako sa svakim zanimanjem – da bi pronašli pravog suradnika, bio on virtualan ili ne, treba truda, vremena, a ponekad i sreće. Pa, sretno vam (nam) bilo.

0 0 vote
Article Rating

Podijeli na

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn

Leave a Reply

Subscribe
Notify of
guest
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments